Việc chuyển đổi triển khai hoá đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC với nhiều nội dung mới mang đến nhiều vướng mắc phát sinh cần giải đáp, xử lý kịp thời cho người nộp thuế. Đặc biệt là đối với các hộ/cá nhân kinh doanh là những đối tượng lần đầu sử dụng hóa đơn điện tử. Nhằm giúp các doanh nghiệp, tổ chức, hộ/cá nhân kinh doanh thuận tiện áp dụng hoá đơn điện tử theo thông tư 78, Nghị định 123, trong bài viết này EFY-iHOADON sẽ giải đáp các thắc mắc về hoá đơn điện tử cập nhật theo quy định mới nhất.
Hoá đơn điện tử theo quy định Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BT
Câu hỏi 1: Ngày lập hóa đơn và ngày ký số trên hóa đơn có bắt buộc trùng nhau không?
Trả lời:
Căn cứ khoản 9 điều 10 Nghị định 123: Thời điểm ký số trên HĐĐT là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp HĐĐT đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn. Như vậy ngày lập hóa đơn và ngày ký số trên hóa đơn không bắt buộc trùng nhau
Câu hỏi 2: Hôm nay ngày 03/11/2021 nhưng trên phần mềm tôi mới lập hóa đơn đến ngày 15/10/2021, vậy tôi có thể lập hóa đơn có số tiếp theo từ ngày 15/10/2021 đến ngày hôm nay không?
Trả lời:
Về thời điểm lập hóa đơn, NTT cần tham chiếu Điều 9 NĐ 123 về thời điểm lập hóa đơn đối với từng trường hợp cụ thể cho phù hợp.
Với câu hỏi trên, phần mềm vẫn cho phép NTT lập Hoá đơn điện tử từ ngày 15/10/2021 đến ngày hiện tại và đảm bảo tính liên tục của số hóa đơn. Tuy nhiên thời điểm ký số trên hóa đơn sẽ là thời điểm hiện tại. Sau khi ký số HĐĐT sẽ được gửi cho người mua và gửi lên CQT. Trường hợp này NNT có thể sẽ phải giải trình lý do “Tại sao gửi dữ liệu lên CQT muộn?”
Quy định về hoá đơn có mã và hoá đơn không có mã của Cơ quan thuế
Câu hỏi 3: Đối với hóa đơn không có mã: Ngày 01/11/2021 tôi đã lập hóa đơn, đã ký số nhưng chưa gửi cho người mua nên chưa gửi dữ liệu HĐĐT lên CQT có được không?
Trả lời:
- Căn cứ điểm a.1 khoản 3 điều 22 NĐ 123, nếu NNT thuộc trường hợp chuyển dữ liệu theo bảng tổng hợp (Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA) thì thời điểm gửi dữ liệu HĐĐT lên CQT cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế GTGT
- Căn cứ điểm a.2 khoản 3 điều 22 NĐ 123, nếu NNT không thuộc trường hợp trên (a.1) thì Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho CQT.
Như vậy nếu đã ký số trên hóa đơn thì đồng thời phải gửi cho người mua và gửi cho CQT. Không có lý do gì để giữ lại khi đã lập hóa đơn đầy đủ dữ liệu.
Câu hỏi 4: Đối với hóa đơn có mã: Ngày 01/11/2021 tôi đã lập hóa đơn, đã ký số nhưng chưa gửi cho người mua nên chưa gửi dữ liệu HĐĐT lên CQT để cấp mã thì có được không?
Trả lời:
- Theo Khoản 2 điều 21 NĐ 123 quy định: Tạo lập HĐĐT về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để gửi đến CQT cấp mã và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của HĐĐT
-Theo Khoản 3 điều 21 NĐ 123 quy định: Gửi HĐĐT có mã của cơ quan thuế đến người mua ngay sau khi nhận được HĐĐT có mã của cơ quan thuế.
Như vậy, nếu đã ký số trên hóa đơn nhưng chưa gửi cho người mua thì hóa đơn được coi là chưa hợp pháp (chưa đầy đủ dữ liệu), nếu gửi hóa đơn lên CQT để cấp mã muộn thì CQT vẫn cấp mã và gửi cho người mua, tuy nhiên NNT sẽ có thể phải giải trình đối với hóa đơn này.
Câu hỏi 5: Đối với hóa đơn không có mã của CQT, nếu:
- Ngày 01/12/2021 lập hóa đơn số 01 nhưng chưa ký số, chưa gửi cho người mua nên chưa gửi CQT
- Ngày 05/12/2021 lập hóa đơn số 02, thực hiện ký số và gửi cho người mua (đồng thời gửi CQT) cùng trong ngày 05/12/2021
- Ngày 06/12/2021 ký số hóa đơn số 01 gửi cho người mua và gửi cho CQT
Như vậy:
- Hóa đơn số 01 có ngày ký số sau ngày ký số của hóa đơn số 02 có được không?
- Hóa đơn số 02 gửi CQT trước hóa đơn số 01 vậy có được không?
Trả lời:
Hệ thống truyền nhận dữ liệu HDDT của TCT, TCTN, TCGP sẽ không báo lỗi với trường hợp này. Đơn vị vẫn lập và gửi lên CQT, tuy nhiên có thể sẽ phải giải trình với CQT.
Hoá đơn không có mã của Cơ quan thuế
Câu hỏi 6: Đối với hóa đơn có mã của CQT, nếu:
- Ngày 01/12/2021 lập HĐĐT số 01 và ký số luôn nhưng chưa gửi cho CQT để cấp mã
- Ngày 05/12/2021 lập HĐĐT số 02, thực hiện ký số và gửi cho CQT để cấp mã sau đó gửi cho người mua
- Ngày 06/12/2021 mới gửi hóa đơn số 01 lên CQT để cấp mã và gửi cho người mua
Như vậy: Hóa đơn số 02 gửi CQT cấp mã trước hóa đơn số 01 có được không?
Trả lời:
Hệ thống truyền nhận dữ liệu HDDT của TCT, TCTN, TCGP sẽ không báo lỗi với trường hợp này. Đơn vị vẫn lập và gửi lên CQT, tuy nhiên có thể sẽ phải giải trình với CQT.
Câu hỏi 7: Khi nào thì NNT phải giải trình và giải trình qua kênh nào?
Trả lời
Bắt đầu từ khi triển khai Hoá đơn điện tử theo TT78, CQT sẽ có hệ thống rà soát các trường hợp Hoá đơn điện tử không bình thường (vd: ngày ký số khác ngày lập, hóa đơn gửi cấp mã muộn, thời điểm ký số không liên tục, …). Nếu đơn vị phát sinh các hóa đơn như trên, CQT sẽ gửi thông báo qua email/điện thoại/văn bản đề nghị đơn vị giải trình.
Theo yêu cầu kỹ thuật của TT78 thì phần mềm lập Hoá đơn điện tử phải có chức năng giải trình khi nhận được thông báo các hóa đơn cần giải trình. Lúc đó NNT sẽ thực hiện giải trình với các hóa đơn được yêu cầu ngay trên phần mềm lập Hoá đơn điện tử
Trên đây là hướng dẫn chi tiết các trường hợp vướng mắc về hoá đơn điện tử quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. NNT cần nắm vững các nội dung này để đảm bảo áp dụng triển khai hoá đơn điện tử theo đúng quy định, tránh những sai phạm không đáng có.
Đăng ký dùng thử miễn phí hóa đơn điện tử iHOADON TẠI ĐÂY
✅ iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử
✅ Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí:
- Miền Bắc: Hotline: 19006142 - Tel/Zalo: Ms. Hằng 0912 656 142
- Miền Nam: Hotline: 19006139 - Tel/Zalo: Ms Thơ 0911 876 900/ Ms. Thùy 0911 876 899
iHOADON chuyên gia cao cấp về hóa đơn điện tử
EFY Việt Nam
XEM NHIỀU NHẤT
Quy định viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn Kế toán cần lưu ý
Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử đã xuất theo quy định tại Thông tư 78, Nghị định 123 trên PM EFY-iHOADON
Danh mục hàng hoá không được giảm thuế Giá trị gia tăng 2% theo quy định tại Nghị định 15/2022/NĐ-CP
Tìm hiểu về tỷ suất lợi nhuận. Công thức tính tỷ suất lợi nhuận đầy đủ nhất